企業で働いていると色々な人から色々なメールが届きます。そんな時に一番困るのが、長い上に何を書いているのかがサッパリわからないメールです。
そういうメールは何度読んでも何を書いているのかがわかりません。「メールを送った本人も、実はわかってないのでは」と、いつも思っていました。
メールを書くことが苦手な人に、オススメのメールの書き方があります。
メールの冒頭に「私は今から〇〇について説明します。」と宣言してからメールを書くことです。
内容のわかりにくいメールを送ってくる人は、「自分の言いたいことだけを詰め込んで書く」傾向があります。自分の言いたいことを思い付いた順番で書いているため、前後の文の辻褄も合っていません。
その場合、「〇〇について説明します。」と最初に書けば、自分でも〇〇を頭で意識しながらメールが書けるようになります。
例えば、
- 次回のミーティングについて説明します
- 新製品について説明します
- 参加したセミナーで勉強になった話を説明します
- 今回のクレームがなぜ起きたのかについて説明します
「〇〇について説明します。」と最初に宣言することで、読み手は「今からこの話を説明してもらえるのだな。」と理解した上でメールを読むことができます。
途中で話が変わったとしても「途中から違う話になっているな」とわかるため、「途中から違う話になっていますよ」と、メールを書いた人に言いやすくなります。
そしてメールを送る前に自分でも必ず読み返してください。その際も「〇〇について説明します。」と最初に書かれているので、読み返している途中で違う話を書いていることに自分でも気付きやすくなります。
途中から違う話に切り替わるなら、「次は、〇〇について説明します。」と書けば、1通のメールの中で、複数のことを書いてもメールを読む人は混乱しません。
「何を書いているのかわからない」と人からよく指摘される人は、ぜひ最初に宣言してからメールを書いてください。
それでもうまく書けない場合は、いつでも個別にご相談ください。わかりやすいメールの書き方を私があなたに教えますよ。
